Avec la mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire, les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) doivent vérifier l’identité, l’existence juridique et les pouvoirs de représentation de chacun de leurs clients professionnels avant leur intégration. Ce processus de Know Your Business (KYB) est devenu une exigence de conformité incontournable pour répondre aux obligations de l’administration fiscale, réduire les risques de fraude et sécuriser les parcours d’onboarding. Grâce à sa plateforme KYB automatisée, RollingFunds permet aux PDP de réaliser des vérifications complètes des entreprises, y compris dans des situations complexes telles que les délégations de pouvoir ou les représentants légaux.
Pourquoi le KYB est indispensable dans le cadre de la réforme de la facturation électronique
L’entrée en vigueur de la facturation électronique obligatoire en France transforme en profondeur la manière dont les entreprises assujetties à la TVA échangent leurs factures B2B. Les entreprises devront désormais émettre et recevoir leurs factures via des plateformes numériques agréées.
Cet écosystème repose sur deux acteurs principaux :
- Le PPF (Portail Public de Facturation) : l’infrastructure publique opérée par l’État français.
- Les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) : des opérateurs privés immatriculés par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP), chargés d’assurer, pour le compte des entreprises, la transmission, la réception et le traitement des flux de facturation électronique.
Pour obtenir et conserver leur immatriculation, les PDP doivent mettre en œuvre des contrôles rigoureux lors de l’intégration de leurs clients. Cela implique notamment un processus KYB robuste permettant de vérifier que l’entreprise existe, qu’elle est active et que la personne agissant en son nom dispose bien des pouvoirs nécessaires pour la représenter.
Les étapes clés d’un processus KYB conforme pour les PDP
Un parcours KYB conçu pour répondre aux exigences de la facturation électronique doit couvrir plusieurs contrôles essentiels :
Avec RollingFunds, ces différentes étapes sont orchestrées au sein d’un parcours d’onboarding digital unique, réduisant les interventions manuelles et accélérant l’activation des clients pour les PDP.
Les exigences réglementaires à l’origine du KYB pour les plateformes de facturation électronique
Les obligations KYB applicables aux PDP reposent sur plusieurs exigences réglementaires et opérationnelles.
Exigences de l’administration fiscale française
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires doivent être en mesure de démontrer qu’elles connaissent les entreprises connectées à leur plateforme. Une vérification insuffisante pourrait exposer les PDP à des risques de non-conformité et fragiliser l’intégrité de l’écosystème de la facturation électronique.
Exigences en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et la fraude
Selon leur modèle économique et les services proposés, les plateformes peuvent être amenées à mettre en place des mesures de vigilance client afin d’identifier les situations à risque, telles que les entreprises fictives, les fraudes à l’identité, les personnes politiquement exposées ou les entités soumises à des régimes de sanctions.
Protection des données et conformité en matière de confidentialité
La collecte et le traitement des informations liées à l’identité dans le cadre du KYB doivent respecter les principes applicables en matière de protection des données, notamment la limitation des finalités, la proportionnalité, la sécurité des données et la traçabilité des contrôles réalisés.
Cas d’usage n°1 : lorsque le signataire n’est pas le représentant légal
En pratique, la personne qui inscrit une entreprise sur une plateforme PDP n’est pas toujours le dirigeant mentionné dans les registres officiels. Il peut s’agir d’un directeur financier, d’un responsable administratif, d’un comptable ou d’un autre tiers disposant d’une délégation de pouvoir.
Sans un processus dédié à ce type de situation, l’onboarding peut être interrompu ou nécessiter une intervention manuelle coûteuse.
Comment RollingFunds gère les délégations de pouvoir
RollingFunds détecte automatiquement les écarts entre le signataire du parcours d’onboarding et le représentant légal identifié dans les registres officiels.
La plateforme peut alors déclencher un parcours spécifique permettant de :
- vérifier l’identité de la personne mandatée ;
- collecter les documents d’autorisation nécessaires ;
- demander une validation électronique auprès du représentant légal ;
- associer la preuve de délégation au dossier KYB de l’entreprise.
Le résultat : une expérience d’onboarding fluide, sécurisée et entièrement auditable, sans processus papier ni interventions manuelles longues.
Cas d’usage n°2 : lorsque le représentant légal est une personne morale
Certaines entreprises disposent de structures de gouvernance complexes dans lesquelles le représentant légal d’une société est lui-même une autre personne morale, comme une société holding.
Un processus KYB qui s’arrête au premier niveau de détention ou de représentation peut ne pas permettre d’identifier les personnes physiques qui contrôlent réellement l’organisation ou qui disposent du pouvoir d’agir en son nom.
Gestion des structures capitalistiques complexes avec RollingFunds
RollingFunds permet une approche de vérification en cascade :
- Analyser l’entreprise cliente et récupérer les informations officielles d’immatriculation.
- Identifier si le représentant légal est une autre personne morale.
- Vérifier l’entreprise représentante et identifier ses propres dirigeants ou représentants.
- Effectuer les contrôles d’identité et de conformité sur les personnes physiques concernées.
- Générer un dossier KYB complet documentant l’ensemble des étapes de vérification réalisées.
Cette approche offre une vision complète de la structure de l’entreprise, y compris dans les cas de montages complexes avec des sociétés holdings et des chaînes de détention à plusieurs niveaux.
RollingFunds : une plateforme KYB conçue pour les acteurs de la facturation électronique
Les PDP font face à un défi majeur : maintenir un niveau élevé de conformité tout en proposant une expérience d’onboarding rapide et fluide à leurs clients.
RollingFunds répond à cet enjeu grâce à une plateforme KYB automatisée, conçue pour gérer les scénarios complexes d’intégration B2B.
Une expérience d’onboarding fluide et automatisée
Les entreprises clientes complètent un parcours digital unique intégrant la collecte des informations, les vérifications nécessaires et la signature des documents requis.
Une gestion intelligente des cas complexes
Les délégations de pouvoir, les représentants légaux, personnes morales, les structures de groupes et les chaînes de détention à plusieurs niveaux sont automatiquement gérés grâce à des workflows de vérification adaptatifs.
Des dossiers de conformité centralisés et auditables
Chaque étape du processus KYB est documentée au sein d’un dossier de conformité unique regroupant les données collectées, les résultats des vérifications et les justificatifs d’autorisation.
Préparer la facturation électronique avec un processus KYB robuste
À mesure que la facturation électronique obligatoire devient une réalité, le KYB s’impose comme un pilier essentiel du parcours d’onboarding des entreprises pour les Plateformes de Dématérialisation Partenaires.
Les processus de vérification manuels ou incomplets ralentissent l’activation des clients et augmentent les risques de non-conformité. En automatisant les contrôles entreprises, en gérant les cas exceptionnels et en conservant une piste d’audit complète, RollingFunds permet aux PDP d’accélérer leur mise en conformité tout en offrant une expérience d’onboarding sécurisée et sans friction.
