D’après des études récentes, la facture B2B demeure le moyen de paiement le plus couramment utilisé dans le commerce interentreprises. Plutôt que de se demander s’il faut proposer cette option en magasin ou en ligne, les distributeurs et vendeurs B2B doivent se concentrer sur la manière de l’intégrer de manière optimale. Deux choix s’offrent à eux : gérer les paiements par facture en interne ou déléguer cette tâche à un prestataire externe. 

Le processus de paiement par facture B2B

Le choix entre gérer les paiements par facture en interne ou les externaliser dépend de plusieurs critères, tels que la taille de l’entreprise, le volume des ventes, l’expertise financière et la base client. Les deux solutions comportent des avantages et des inconvénients, qu’il convient d’analyser sous les angles suivants : contrôle, effort, coût et risque. 

Gérer les paiements par facture en interne

Il est important de comprendre que la gestion des paiements par facture B2B dépasse largement la simple création de factures. C’est un processus complexe qui comprend plusieurs étapes essentielles :

  1. Identification de l’acheteur : vérification de l’identité du client pour prévenir les fraudes.
  2. Évaluation et vérification de crédit : analyse de la solvabilité pour limiter les risques d’impayés. 
  3. Gestion des risques : évaluation et gestion des risques liés aux paiements. 
  4. Gestion des créances : suivi des créances pour s’assurer des paiements dans les délais. 
  5. Relance et recouvrement : suivi des paiements en retard pour maintenir la trésorerie de l’entreprise.

Ce processus exige des ressources humaines et technologiques considérables. Toutefois, il permet à l’entreprise de garder un contrôle total sur ses paiements et d’adapter ses procédures en fonction de ses besoins spécifiques. 

Gérer les factures B2B en interne ou les externaliser : quelle option choisir en fonction des besoins ?

La question clé pour les entreprises est de savoir s’il est préférable de gérer en interne le processus de paiement des factures ou de confier cette tâche à un prestataire spécialisé. Ce choix repose sur plusieurs facteurs, tels que la taille de l’entreprise, le volume des ventes, l’expertise financière et la base client. 

Ci-dessous, nous analysons les avantages et les inconvénients de chaque option selon des critères de contrôle, effort, coût et risque. 

Gérer les factures B2B en interne

Avantages : 

  • Contrôle complet : l’entreprise garde une maîtrise totale sur tout le processus de paiement ainsi que sur la relation client.
  • Flexibilité : les ajustements et les modifications peuvent être effectués rapidement, sans nécessiter de coordination avec un prestataire externe.
  • Économies potentielles : absence de frais supplémentaires pour les prestataires, ce qui peut être avantageux pour des volumes de transactions faibles.

    Inconvénients : 

    • Charge de travail élevée : la gestion des paiements B2B demande une importante mobilisation de ressources humaines et technologiques.
    • Risque accru : l’entreprise prend entièrement en charge le risque des impayés et doit disposer d’un système de gestion des créances performant.
    • Manque de données fiables : l’entreprise peut ne pas avoir accès à des données de vérification de crédit précises, augmentant ainsi le risque de défauts.

    Externaliser la gestion des factures B2B

    Avantages : 

    • Réduction des risques : le prestataire assume le risque d’impayés et se charge de sécuriser les créances.
    • Gain de temps : l’entreprise peut se concentrer sur son coeur de métier pendant que le prestataire gère la facturation et les débiteurs.
    • Accès à de meilleures données : les prestataires disposent de bases de données complètes et d’outils pour effectuer des vérifications de crédit plus fiables et rapides.
    • Efficacité accrue : les processus et technologies spécialisées des prestataires rendent la gestion des paiements plus rapide et efficace.

    Inconvénients : 

    • Coûts supplémentaires : les services fournis par le prestataire engendrent des frais, qui varient en fonction de l’étendue des services.
    • Dépendance : l’entreprise devient dépendante de la fiabilité du prestataire et de ses conditions contractuelles.
    • Moins de contrôle : une partie du contrôle sur le processus et la relation client est déléguée au prestataire.

    Conclusion

    Les entreprises qui privilégient un contrôle total et une flexibilité accrue, et qui disposent des ressources nécessaires, peuvent bénéficier de la gestion interne des paiements B2B.

    Cependant, pour de nombreuses entreprises, notamment celles ayant un volume de transactions important et des ressources limitées, l’externalisation du traitement des factures B2B à un prestataire spécialisé représente une option avantageuse. Cela permet  de réduire les risques, d’économiser du temps et d’améliorer l’efficacité du processus.