Le processus KYB (Know Your Business) est étroitement lié au processus plus connu du KYC (Know Your Customer). Bien que leurs objectifs diffèrent légèrement, les deux processus partagent des similitudes importantes, avec une différence majeure : KYB se concentre sur l’identification des entreprises et des fournisseurs, tandis que KYC s’intéresse à l’identification des clients individuels. 

Différence entre la vérification KYB et KYC

Le KYC, ou Know Your Customer, est un processus que les entreprises utilisent pour identifier et vérifier l’identité de leurs clients, conformément aux réglementations en vigueur. L’identification implique de collecter des informations personnelles comme le nom, la date de naissance et l’adresse, tandis que la vérification consiste à s’assurer de l’exactitude de ces informations. 

Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent (AML), les entreprises doivent également s’assurer que leurs clients ne sont pas impliqués dans des activités frauduleuses ou soumis à des sanctions. Cela peut être fait en consultant des listes de sanctions mondiales, des listes de surveillance ou en vérifiant les médias défavorables. Le processus KYC vise ainsi à prévenir diverse formes de criminalité financière, notamment le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et la fraude. 

Tant le KYC que le KYB sont conformes aux normes AML. Grâce à eIDAS et à AML5 (ou 5AMLD), les processus KYB et KYC peuvent être digitalisés, offrant ainsi une sécurité renforcée, des garanties légales, et un haut niveau de confiance dans les procédures d’intégration numérique. 

Comprendre le processus Know Your Business

Le KYB reprend les caractéristiques du KYC, mais cible spécifiquement les entreprises et non les clients individuels. Le processus KYB vise à identifier les responsables ou représentants légaux d’une entreprise afin de vérifier l’authenticité des entités avec lesquelles une entreprise souhaite collaborer, et de s’assurer qu’elles ne sont pas impliquées dans des activités illicites. 

Les entreprises B2B (Business-to-Business) doivent souvent mener une diligence raisonnable (ou Customer Due Diligence – CDD) pour identifier les entreprises partenaires, prévenir le blanchiment d’argent et autres crimes financiers, et s’assurer de collaborer avec des entités fiables et conformes. Pour de nombreuses entreprises, notamment dans le secteur financier, la conformité aux exigences KYB est obligatoire. 

Les entreprises offrant des services professionnels à d’autres entreprises ou collaborant régulièrement avec des PME et des indépendants doivent mettre en place des procédures KYB pour identifier les représentants légaux de ces entités et vérifier leur lien avec l’entreprise. Les solutions de KYB numériques permettent de réduire les coûts, d’éliminer la bureaucratie, et d’améliorer la sécurité et la fiabilité des méthodes de contrôle. 

Conformité et prévention de la fraude avec le KYB

La vérification KYB aide les entreprises à se conformer aux réglementations AML en évaluant les risques potentiels associés à leurs partenaires, clients corporatifs ou fournisseurs. Cela inclut la détection de risques liés au blanchiment d’argent, au financement du terrorisme, aux crimes financiers, ou encore la vérification de l’existence de sanctions ou d’autres mesures défavorables. Une vérification KYB inadéquate peut exposer une entreprise à des risques importants, notamment en matière de blanchiment d’argent. 

Le processus KYB est également essentiel pour prévenir la fraude. En identifiant et en éliminant les fraudeurs potentiels, les entreprises réduisent les risques financiers et réputationnels associés aux activités illicites. Par exemple, une entreprise inactive pourrait être utilisée à des fins frauduleuses, ce qui souligne l’importance  d’un contrôle strict pour repérer les signaux d’alerte, comme l’absence d’un historique de crédit significatif ou des incohérences dans les documents officiels. 

Les étapes de la vérification KYB 

Pour établir une relation commerciale avec un client corporatif, les entreprises doivent suivre un processus de CDD (Customer Due Diligence) conforme aux réglementations AML. Cela implique la collecte d’informations essentielles sur l’entreprise, telles que son nom, son numéro d’enregistrement, sa structure de direction, ses cadres supérieurs, et ses propriétaires légaux. La vérification de l’identité des bénéficiaires effectifs, c’est-à-dire des personnes possédant plus de 25% de l’entreprise, est également une étape cruciale. 

En plus de ces vérifications, les entreprises doivent comprendre la nature et le but de la relation commerciale proposée, en s’assurant que celle-ci est conforme aux attentes et ne présente pas de risques inattendus. Une approche basée sur les risques permet de déterminer les clients corporatifs à haut risque, pour lesquels des mesures supplémentaires peuvent être nécessaires. 

La relation entre KYC et KYB 

KYC et KYB sont tous deux essentiels pour la conformité réglementaire et la prévention de la fraude. Le KYC se concentre sur la vérification des clients individuels, tandis que le KYB s’intéresse à l’identification et à la vérification des entreprises. Les deux processus partagent l’objectif commun de prévenir les activités financières illicites, mais s’appliquent à des contextes différents, avec des vérifications adaptées aux spécificités de chaque domaine. 

RollingFunds, un partenaire de choix pour le KYB 

RollingFunds propose une solution d’identification numérique avancée, soutenue par l’intelligence artificielle et le machine learning, pour aider les entreprises à se conformer aux exigences réglementaires KYB. Le processus KYB de RollingFunds se déroule en 5 étapes clés, allant de la collecte des données de l’entreprise à l’obtention d’une rapport complet d’entreprise. Ces étapes permettent aux entreprises de personnaliser leurs vérifications, d’intégrer en toute confiance leurs partenaires commerciaux, et de réduire les risques associés aux relations d’affaires. 

En somme, le processus KYB de RollingFunds facilite la gestion des vérifications d’entreprise, en offrant une interface intuitive et complète, adaptée aux besoins spécifiques des entreprises. Elle permet également aux entreprises de garantir la conformité réglementaire tout en sécurisant leurs relations commerciales. 

Le détail des 5 étapes clés 

Étape 1 : Collecte des données de l’entreprise

Les clients déterminent les niveaux de vérification requis et spécifient les types et la quantité de documents nécessaires. Cette étape peut être simple, incluant seulement le nom de l’entreprise et son pays, ou plus détaillée avec des champs supplémentaires tels que le lieu d’enracinement, l’adresse légale et postale, etc. Des champs personnalisés peuvent aussi être définis pour les bénéficiaires effectifs ultimes (UBOs), les actionnaires et les représentants. 

Étape 2 : Utilisation des questionnaires (application de votre cartographie des risques)

Le client peut concevoir et envoyer des questions à ses partenaires, acheteurs ou fournisseurs afin de : 

  • Évaluer le niveau de risque de l’entreprise vérifiée,
  • Recueillir des informations complémentaires si nécessaire,
  • Télécharger des documents spécifiques, comme ceux relatifs à la source des fonds.

Le client peut choisir d’utiliser des modèles de questionnaire ou d’intégrer sa propre cartographie des risques, avec des questions qui peuvent être facultatives ou obligatoires. 

Étape 3 : Vérification KYC des bénéficiaires effectifs ultimes (UBOs) 

Les UBOs, actionnaires et représentants doivent passer par une vérification KYC dans le système. Une gamme étendue de vérifications KYC automatisées peut être configurée pour chacun d’eux. En plus de la vérification d’identité, ils peuvent être soumis à un test de présence en ligne ainsi qu’à des contrôles sur les listes de sanctions, les listes de surveillance mondiale, les listes de PEP (personnes politiquement exposées), et les médias défavorables, selon le processus KYB établi par le client. 

Pour procéder à la vérification d’identité, les utilisateurs peuvent : 

  • Envoyer un lien au bénéficiaire via message ou email. 
  • Si un test de présence n’est pas requis, un représentant autorisé de l’entreprise peut fournir les documents nécessaires au nom des bénéficiaires pour finaliser la vérification. Ce représentant doit avoir une procuration confirmant son autorité légale.

Les statuts de vérification sont automatiquement mis à jour, et le système permet au demandeur de télécharger des documents et de relancer les vérifications en cas de problème. Le client peut également consulter les raisons de resoumissions, les demandes en attente et les soumissions incomplètes par les bénéficiaires. La structure de l’entreprise, incluant les individus vérifiés, leur pourcentage de propriété et les statuts de vérification, est visible sur le tableau de bord. Toutes ces informations peuvent être soumises aux régulateurs sous forme de rapport. 

Étape 4 : Téléchargement de documents

Selon les exigences réglementaires, les entreprises peuvent télécharger des documents prouvant leur existence légale et identifiant les actionnaires et bénéficiaires. Les documents obligatoires peuvent inclure : 

  • Certificat d’incorporation/enregistrement,
  • Statuts d’incorporation, d’association ou d’enregistrement,
  • Extrait du registre d’entreprises de l’État,
  • Registre des actionnaires,
  • Registre des directeurs, etc. 

Les types et le nombre de documents requis peuvent varier selon les spécificités de l’entreprise et de la juridiction. L’entreprise peut soit vérifier les documents téléchargés par le demandeur lui-même, soit confier cette tâche aux équipes conformité pour effectuer des vérifications AML et de registre. 

Étape 5 : Obtention d’un rapport d’entreprise 

Le client peut télécharger un rapport détaillant : 

  • Toutes les vérifications manuelles et automatisées effectuées,
  • Toutes les informations extraites des registres, documents et questionnaires,
  • La structure de l’entreprise et ses dirigeants,
  • Les UBOs et les documents corporatifs,
  • Les liens vers les sources utilisées durant les vérifications (enregistrements gouvernementaux locaux et internationaux, liste de surveillance, listes de sanctions, etc.).