La vérification d’entreprise offre des réponses instantanées en exploitant des bases de données en temps réel, telles que les informations de crédit, les registres publics et les documents gouvernementaux. Adaptés aux besoins spécifiques de chaque utilisateur et entreprise, ces systèmes intègrent les technologies les plus avancées : traduction automatique, automatisation, intelligence artificielle et machine learning.
Des services de vérification rapides et fiables sont la clé du succès. Ils délivrent des informations complètes sur les entités légales et leurs structures de propriété bénéficiaire ultime, tout en validant la légitimité de leur présence en ligne. Toute divergence par rapport aux attentes des clients est immédiatement signalée, garantissant une action proactive.
L’intervention humaine peut devenir cruciale pour décider des prochaines étapes : exiger des informations supplémentaires ou rompre immédiatement les liens avec l’entité concernée. C’est pourquoi il est impératif que les entreprises forment leurs employés à ces services de vérification, en mettant l’accent sur leur utilisation stratégique, leurs obligations légales et les actions à entreprendre en cas d’échec du processus.
Pourquoi identifier et vérifier les entreprises ?
Un audit ou une enquête approfondie sur une entreprise est indispensable pour identifier tous les risques potentiels : financiers, juridiques, opérationnels ou réglementaires. Cela doit être fait avant de prendre un nouveau client ou de conclure un partenariat, afin de prévenir tout danger caché. Pour éviter des complications juridiques, il est essentiel de faire preuve de diligence raisonnable avant de s’engager avec une autre entreprise.
En prenant des mesures rigoureuses pour établir et vérifier les identités des entreprises partenaires, les organisations réduisent considérablement le risque de complicité dans le blanchiment d’argent, le financement du terrorisme et d’autres crimes financiers. Cela leur permet également de :
- Respecter les exigences légales strictes,
- Rendre plus complexe toute tentative de blanchiment d’argent ou de financement de terrorisme,
- Éviter les lourdes amendes,
- Protéger leur réputation,
- Réduire les risques de corruption.
Effectuer des vérifications approfondies est non seulement essentiel pour assurer la conformité légale, en particulier selon les directives de la 6AMLD en Europe, mais aussi pour éviter des sanctions sévères. Le non-respect des règles de prévention du blanchiment d’argent et du financement du terrorisme peut entraîner des amendes substantielles et des peines de prison, nuisant gravement à l’image de l’entreprise. Ces vérifications sont donc indispensables pour maintenir la confiance des clients.
Par ailleurs, renforcer le processus de vérification des entreprises procure des avantages supplémentaires. Les entreprises dotées de systèmes robustes et transparents pour ces vérifications sont mieux armées pour prévenir d’autres formes de corruption qui pourraient s’infiltrer dans des processus moins rigoureux.
Réglementations de vérification d’entreprise
La diligence raisonnable pour la vérification d’entreprise, ou Customer Due Diligence (CDD), est un pilier essentiel dans la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Introduite par la Financial Action Task Force (FATF), une organisation internationale, cette pratique impose des normes strictes. Les recommandations de 2012 sur la lutte contre le blanchiment (AML) stipulent que toute entité juridique doit être :
- Identifiée et vérifiée via des documents ou des sources indépendantes fiables.
- Soumise à une vérification de l’identité du bénéficiaire effectif en comprenant clairement sa structure de propriété et de contrôle.
Ces standards ont été intégrés dans diverses législations, comme la 4e Directive Anti-Blanchiment de l’UE (4e AMLD), qui impose également des mesures de diligence renforcée (EDD) pour les entreprises opérant avec des pays tiers à haut risque ou gérant des transactions à volume élevé. Les États membres de l’UE transposent ces normes dans leurs législations nationales, renforçant ainsi le cadre de conformité.
En conséquence, toutes les institutions soumises à la réglementation AML sont obligées de vérifier et de conserver des informations détaillées sur leurs clients, y compris les entités juridiques telles que les fondations ou les sociétés de gestion de patrimoine. Les clients provenant de pays à haut risque ou réalisant des transferts d’argent importants sont soumis à des mesures de diligence renforcée (EDD). Ces mesures incluent la vérification de la source des fonds, de la richesse, et des motivations transactionnelles, ainsi que la collecte d’informations commerciales telles que le chiffre d’affaires annuel et les principales parties prenantes. Les niveaux de détails requis dépendent généralement d’une évaluation approfondie des risques.
Conformément aux directives AMLD4 et AMLD5 de l’UE, les entités suivantes doivent appliquer des procédures de vérification d’entreprise :
- Institutions financières et non financières,
- Sociétés d’investissement,
- Établissements de crédit,
- Notaires et professionnels du droit indépendants impliqués dans des transactions financières,
- Prestataires de services d’actifs crypto,
- Prestataires de services aux entreprises et de gestion de patrimoine, tels que les auditeurs et les conseillers fiscaux,
- Agents immobiliers,
- Services de jeux d’argent,
- Personnes effectuant des transactions de 10.000€ ou plus.
Certaines entités, telles que celles cotées sur un marché réglementé dans l’Espace Économique Européen (EEE) ou sur un marché non-EEE soumis à des obligations de divulgation similaires, ainsi que leurs filiales consolidées, sont exemptées de l’obligation de vérifier l’identité du bénéficiaire effectif.
Cependant, même dans des secteurs non réglementés comme les plateformes e-commerce ou les marketplaces, la vérification d’entreprise demeure cruciale. Elle peut démasquer des sociétés écrans, des entreprises sanctionnées , ou des schémas de fraude sophistiqués, et identifier les individus impliqués dans ces activités.
Les défis cruciaux de la vérification d’entreprise
La vérification d’entreprise est un processus complexe et essentiel, rempli de pièges qui peuvent exposer une entreprise à des risques accrus de fraude et de sanctions.
L’un des défis majeurs réside dans l’identification de la propriété des bénéficiaires et la compréhension des arrangements juridiques complexes. Les informations sur qui sont les propriétaires sont souvent dissimulées à travers :
- Sociétés écrans
- Actions et bons de souscription au porteur
- Actionnaires et administrateurs nommés, souvent anonymes
- Prestataires de services aux entreprises et de gestion de patrimoine favorisant la séparation de la propriété
- Structures complexes avec plusieurs couches d’actions
- Utilisation généralisée de personnes morales comme administrateurs
- Actionnaires et administrateurs informels, tels que des membres de la famille
- Intermédiaires dans la création de personnes morales
Ces stratégies rendent la vérification d’entreprise particulièrement ardue, augmentant ainsi les risques associés aux activités commerciales.
1.Maintien de la conformité
Maintenir la conformité à la CDD (Customer Due Diligence) représente un autre défi crucial. Les entreprises réglementées doivent garantir que leurs clients et fournisseurs ne sont pas impliqués dans :
- Des sanctions ou actions réglementaires défavorables
- Des activités de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme
- Des fraudes ou autres activités illicites
Une CDD déficiente peut entraîner des violations des réglementations anti-blanchiment (AML), menant à des avertissements ou à des amendes sévères de la part des régulateurs.
2. Détection et la prévention de la fraude
Les entreprises doivent également se protéger contre les fraudeurs cherchant à réaliser des activités illicites. Des signaux d’alerte peuvent inclure :
- Modifications suspectes dans les documents de l’entreprise
- Absence de l’entreprise dans le registre des sociétés de l’État
- Procédures d’insolvabilité signalées dans les registres
3. Coûts associés à la vérification
La vérification d’entreprise implique des coûts considérables en temps et en ressources. Les entreprises doivent investir dans la technologie, la formation du personnel et les ressources nécessaires pour vérifier efficacement leurs clients.
4. La confidentialité et gestion des données
Les entreprises doivent impérativement protéger la confidentialité des données tout en gérant et stockant les informations clients de manière sécurisée et conforme, notamment au sein de l’Union Européenne. Vérifier une entreprise située dans un pays où l’accès aux informations publiques est limité peut être particulièrement long et exigeant.
5. Complexité de la vérification
La vérification d’entreprise est un processus chronophage et complexe, surtout pour les multinationales. Avec plusieurs niveaux de contrôle et une surveillance continue requise, l’onboarding de nouveaux partenaires commerciaux peut s’étirer sur plusieurs mois.
6. Scalabilité
À mesure qu’une entreprise se développe, la vérification d’un nombre croissant de partenaires peut rendre l’expérience l’onboarding de plus en plus difficile à maintenir fluide.
Maîtriser le processus de vérification d’entreprise (KYB)
La vérification d’entreprise, ou KYB (Know Your Business), est un pilier essentiel de la diligence raisonnable. Elle permet aux entreprises de s’assurer qu’elles traitent avec des entités légitimes, évitant ainsi toute dissimulation illégale de propriété ou de fraude.
Les étapes clés du processus KYB :
1. Collecte et vérification des informations de l’entreprise :
- Données de base : nom, numéro d’enregistrement, siège social, et lieu d’activité principal.
- Gouvernance : liste des membres du conseil d’administration et de la direction générale.
- Législation : cadre juridique applicable à l’entreprise.
- Propriétaires légaux et bénéficiaires effectifs : identification des véritables détenteurs de l’entreprise.
Ces informations doivent être confirmées via des documents fiables ou des bases de données certifiées.
2. Collecte des documents essentiels :
- Documents de gouvernance : statuts, mémorandums, etc.
- Preuve d’existence légale : certificat d’incorporation
- Preuve d’adresse : pour les adresses enregistrées et physiques
- Structure de propriété : certificats d’actions, accord de gouvernance, etc.
3. Vérification des bénéficiaires effectifs :
- Identité : passeport, preuve d’adresse, procuration ou déclaration de fiducie, le cas échéant.
- Présence sur les listes de désignation : vérification dans les bases de données pertinentes.
4. Analyse de l’objectif commercial et création du profil économique :
- Profil économique : examen des transactions pour détecter les anomalies ou les activités suspectes.
- Approche basée sur le risque : adaptation des mesures en fonction des risques identifiés.
5. Filtrage AML (Anti-Money Laundering) :
- Conformité : contrôle des entreprises et de leurs bénéficiaires contre les listes de sanctions, de surveillance mondiale, de PEP (personnes politiquement exposées), et des médias défavorables.
6. Conservation des dossiers :
- Durée de conservation : au moins 5 ans après la fin de la relation commerciale.
- Données à conserver : informations clients, données de transaction, rapports de suspicion, rapports AML.
Chaque étape du processus KYB est cruciale pour garantir que votre entreprise reste conforme aux régulations, protège sa réputation et minimise les risques financiers. Adaptée selon la juridiction, cette démarche permet de cibler efficacement les ressources tout en restant vigilant face aux évolutions des menaces.
La vérification des bénéficiaire effectifs (UBO) : un pilier essentiel de la conformité d’entreprise
Un UBO (Ultimate Beneficial Owner) est la personne physique qui, en realité, contrôle une entité par le biais d’une participation au capital ou par d’autres moyens. Ce statut est crucial pour identifier qui détient réellement le pouvoir dans une entreprise.
Définir le statut d’UBO :
Le statut d’UBO est attribué en fonction de plusieurs critères, tels que les droits de vote, l’intérêt de propriété, le pourcentage d’actions détenues, ou le contrôle indirect. La définition d’un UBO peut varier entre 10% et 25% de participation, selon les réglementations en vigueur dans chaque juridiction.
Cependant, il arrive parfois qu’aucun individu ne détienne directement 25% ou plus que de l’entité. Dans ces situations, les institutions financières doivent tout de même identifier et vérifier les informations d’une personne physique exerçant un contrôle significatif, comme le PDG ou un directeur général.
Lutter contre les pratiques frauduleuses :
Le recours aux paradis fiscaux et aux sociétés offshore pour dissimuler des activités illicites est devenu une pratique répandue. Des enquêtes sur les fraudes fiscales et autres délits révèlent l’existence de société “fantômes”, créées pour masquer les connexions de criminels avec ces entités. Ces derniers utilisent des adresses fictives, des numéros de téléphone factices, des boîtes postales, et des emails anonymes pour échapper à la surveillance.
Procédure recommandée pour l’identification des UBOs :
Pour une identification efficace et fiable des UBOs, il est essentiel de suivre une procédure rigoureuse :
- Collecte d’informations sur l’entreprise :
- Rassemblez toutes les données pertinentes sur l’entité, y compris son numéro d’enregistrement, son nom, son adresse, son type d’entité, et la liste de sa direction générale.
- Clarification de la chaîne de propriété :
- Identifiez toutes les personnes physiques ou morales détenant des actions ou des intérêts dans l’entreprise, en déterminant si leur propriété est directe ou indirecte.
- Détermination des UBOs :
- Analysez la structure de l’entreprise pour évaluer le pourcentage d’actions détenues, le contrôle exercé sur la direction, et la participation individuelle, afin d’identifier les UBOs.
- Vérification des UBOs :
- Vérifiez que les documents d’identification des UBO sont complets et à jour.
- Assurez-vous que l’UBO n’est pas inscrit sur des listes de sanctions, de PEP (personnes politiquement exposées), de médias défavorables ou d’autres listes de surveillance mondiale.
- Confirmez que la source des fonds et de la richesse de l’UBO est en adéquation avec l’activité commerciale déclarée.
La vérification des bénéficiaires effectifs est indispensable pour garantir la transparence et prévenir les activités criminelles. Une approche rigoureuse permet de s’assurer que votre entreprise reste conforme et protège sa réputation contre les risques associés aux fraudes et à la corruption.
Comment RollingFunds révolutionne la vérification d’entreprise ?
RollingFunds combine la puissance des processus automatisés pour offrir une solution de vérification d’entreprise (KYB) et d’UBOs (KYC) fluide et efficace. Grâce à un workflow unique, le processus de vérification est optimisé et le filtrage AML (Anti-Money Laundering) est intégré, garantissant une conformité totale à chaque étape.
Collecte des données : Plusieurs méthodes flexibles
1. Widget : Intégrez facilement un widget, disponible dans le Web SDK, directement sur votre site web ou envoyez un lien à vos clients pour qu’ils remplissent les informations nécessaires.
2. Dashboard : Utilisez le dashboard de RollingFunds pour créer des profils de demandeurs et télécharger des informations client déjà en votre possession.
3. Intégration API : Envoyez les profils des demandeurs via des requêtes API à partir de diverses sources pour une intégration transparente.
Automatisation avancée du KYB
RollingFunds propose une vérification automatisée des entreprises qui couvre chaque étape essentielle :
- Vérifications des registres gouvernementaux : Accédez à plus de 400 millions de profils d’entreprise, vérifiez les noms, données d’enregistrement, statuts, adresses, types d’entreprise, numéros d’enregistrement, activités, actionnaires et bénéficiaires.
- Filtrage AML : Les clients sont automatiquement vérifiés contre les listes de PEP, les sanctions, les médias défavorables et les listes de surveillance mondiale, à l’intégration et en continu.
- Vérification de la structure de l’entreprise : Les données essentielles telles que le statut, le type d’entreprise, la structure, la nature de l’activité, et la date d’incorporation sont collectées et fournies dans un rapport détaillé.
- Vérification des UBOs : Les propriétaires et autres personnes impliquées subissent une vérification approfondie avec des étapes personnalisables pour compléter leur profil.
La puissance de l’automatisation
L’automatisation de RollingFunds s’avère particulièrement efficace pour naviguer dans les juridictions complexes et optimiser le processus de vérification :
- Réduction drastique du temps de vérification : Ce qui prenait autrefois des semaines, voire des mois, peut maintenant être réalisé en seulement 3 heures.
- Analyse des données et de la cohérence : Les données sont comparées avec les documents fournis ou récupérés, puis examinées pour garantir leur clarté et leur cohérence.
- Vérification des UBOs : Les documents des UBOs sont scrupuleusement vérifiés à l’aide de bases de données publiques et du système interne de RollingFunds pour éliminer tout risque de fraude.
Une solution personnalisée et efficace
En complément, vous pouvez choisir d’utiliser la solution KYB de RollingFunds avec vos propres experts, centralisant ainsi tout le processus pour une collaboration fluide et une vérification accélérée. Cette alternative manuelle peut coûter entre 20 et 200 euros, et prend généralement plusieurs jours, mais RollingFunds vous permet de réduire ces délais tout en assurant une conformité rigoureuse.
RollingFunds ne se contente pas de rationaliser la vérification d’entreprise ; il transforme complètement la manière dont vous abordez la conformité, rendant le processus plus rapide, plus fiable et plus collaboratif.
Le processus de vérification d’entreprise (KYB) de RollingFunds
Étape 1 : Collecte des données de l’entreprise
Le processus de vérification commence par la collecte des informations essentielles de l’entreprise. RollingFunds vous permet de définir précisément vos besoins en termes de niveaux de vérification et de types de documents requis. Au-delà des informations de base (nom de l’entreprise, numéro d’enregistrement, pays), vous pouvez également inclure des détails comme le site web, l’adresse légale et postale, ou encore le lieu d’enregistrement. Besoin d’informations spécifiques sur les UBOs, les actionnaires ou les représentants ? Ajoutez des champs personnalisés pour obtenir une vue d’ensemble complète.
Étape 2 : Collecte de données supplémentaires via des questionnaires
Grâce à des questionnaires modulables, vous pouvez affiner votre analyse du risque en fonction de critères bien définis. Ces questionnaires, pouvant comporter des champs obligatoires ou optionnels, permettent de collecter des informations supplémentaires et d’assurer le respect des exigences de conformités locales.
Étape 3 : Vérification des documents de l’entreprise
Pour confirmer l’existence légale de l’entreprise et vérifier l’identité des actionnaires ou bénéficiaires, RollingFunds facilite le téléchargement et la vérification de documents critiques tels que le certificat de constitution, les statuts de l’entreprise ou encore les registres des actionnaires et des administrateurs. Une vérification KYB entièrement automatisée, sans nécessité de documents, est également disponible pour plus de rapidité et d’efficacité.
Étape 4 : Vérification des UBOs
La vérification des UBOs (Ultimate Beneficial Owners) est cruciale. RollingFunds propose une gamme complète de contrôles KYC automatisés adaptés à chaque type d’utilisateur. Au-delà de la simple vérification d’identité, vous pouvez effectuer des contrôles de vivacité, des filtrages contre les listes de sanctions, les PEP, les médias défavorables, et bien plus encore. Si nécessaire, les documents manquants peuvent être facilement rechargés pour une nouvelle soumission.
Étape 5 : Obtention d’un rapport d’entreprise
Une fois le processus de vérification terminé, accédez à un rapport d’entreprise détaillé incluant les résultats des vérifications manuelles et automatisées, les informations des registres, les réponses aux questionnaires, ainsi que la structure de l’entreprise, les dirigeants, et les UBOs identifiés. Le tout, accompagné de liens vers les sources vérifiées, pour une transparence totale. Besoin de rapidité ? Une vérification KYB sans documents est également disponible.
Étape 6 : Suivi continu et surveillance des transactions
L’onboarding d’une entreprise ne marque que le début de votre diligence. Pour rester conforme et prévenir toute fraude, RollingFunds offre des outils puissants de surveillance continue, incluant le filtrage des transactions avant et après achat, ainsi que la vérification régulière des UBOs contre les listes de sanctions, les PEP, et les médias défavorables.
Simplifiez and renforcez votre conformité avec RollingFunds
La solution KYB de RollingFunds est conçue pour simplifier et renforcer votre processus de vérification d’entreprise. Sur une seule et même plateforme, accédez à toutes les informations essentielles (structures d’entreprise, documentation légale, UBOs, etc.) avec une option de diligence renforcée, garantissant une conformité continue et une protection accrue contre la fraude.
